Convertirte en empleador en treinta días: el cambio de compensación laboral, la cuenta del EDD, el reporte de nuevo empleado, el I-9 y el orden en que hacerlos
En un párrafo
Entre el apretón de manos y el primer cheque hay seis trámites con cuatro agencias, y el orden importa porque uno de ellos puede suspender tu licencia el día que lo hagas mal. Esta lección los pone en secuencia: la cobertura de compensación laboral contratada y el certificado presentado ante la CSLB antes de la primera hora de trabajo, porque la exención por no tener empleados muere en el momento en que tienes uno y emplear con una exención es una multa mínima de $10,000; la cuenta de empleador del EDD dentro de 15 días de pagar más de $100 en un trimestre; el I-9 dentro de tres días hábiles del primer día; el reporte de nuevo empleado dentro de 20 días; la retención estatal desde el primer cheque; y el programa escrito de prevención de lesiones y el aviso de contratación que ya deben existir. También da el precio de no asegurar en absoluto: un delito menor con multa de al menos $10,000, una orden de paro, y $1,500 por empleado o el doble de la prima.
La regla
Todo empleador debe asegurar la compensación laboral (Código Laboral 3700), y no hacerlo es un delito menor castigado con multa del doble de la prima no pagada y no menos de $10,000 (3700.5(a)) más una multa por orden de paro de $1,500 por empleado o el doble de la prima (3722); para un licenciatario, un certificado a nombre del negocio es condición de la licencia, la exención por no tener empleados queda sin efecto en cuanto hay un empleado, emplear después de una exención sin presentar primero un certificado conlleva una multa civil mínima de $10,000 para un propietario único o $20,000 para una entidad, y la licencia queda suspendida por operación de la ley desde el día en que la cobertura se requirió por primera vez (B&P 7125, 7125.2, 7125.4). Regístrate en el EDD dentro de 15 días de pagar más de $100 en salarios en un trimestre (UIC 675, 1086), reporta cada nuevo empleado dentro de 20 días (1088.5), retén el impuesto estatal sobre la renta desde el primer cheque (13020), y completa la Sección 2 del Formulario I-9 dentro de tres días hábiles del primer día de trabajo (USCIS).
Por qué importa
La primera contratación es donde la lección de compensación laboral de la Fase 0 se vuelve real: la exención que presentaste con tu solicitud deja de ser cierta la primera mañana del ayudante, y la ley no espera a que te des cuenta. Todo lo demás en esta lección es un formulario con plazo; la compensación laboral es una suspensión con fecha. Hazla primero, hazla antes, y el resto del mes es papeleo.