Plantilla: índice del paquete de nuevo empleado (cada documento del expediente de personal, quién lo completa, cuándo y por cuánto tiempo se guarda)
En un párrafo
El expediente de personal es donde cada plazo de esta fase termina como una hoja de papel, y el expediente solo sirve si los mismos dieciséis documentos están en el mismo orden para cada empleado. Este índice es la portada: cada documento, quién lo llena, el plazo, dónde vive el original (expediente de personal, la carpeta separada de I-9, la carpeta de la camioneta, o el servicio de nómina), y por cuánto tiempo se guarda, con la sección que fija el periodo. Junto al formulario en blanco, el índice del expediente de Rigo Ávila en Salcedo Electric en su día 30, cada línea llenada o marcada como no aplicable.
La regla
El expediente de personal contiene el aviso del 2810.5, los formularios de retención de impuestos, el registro de capacitación del IIPP (conservado al menos un año bajo el 8 CCR 3203(b)(2)), la certificación de electricista o el registro de trainee y la atestación de supervisión (Código Laboral 108.2(j), 108.4), los acuses de licencia por enfermedad y de registro de tiempo, y los registros de pago que el empleador debe conservar al menos tres años (Código Laboral 226(a), 1174(d)); el Formulario I-9 se guarda por separado tres años después de la contratación o un año después de la terminación, lo que sea posterior (8 CFR 274a.2); los registros de impuestos de nómina se conservan al menos cuatro años (IRS); y los registros relacionados con trabajos caen bajo la regla de cinco años de la CSLB (B&P 7111).
Por qué importa
Una conferencia ante el Comisionado Laboral, una visita de Cal/OSHA, una auditoría del EDD y una investigación de la CSLB piden cada una un subconjunto distinto de la misma carpeta. Si la carpeta se arma igual cada vez, la respuesta a las cuatro es la carpeta. Si no, cada una se convierte en una búsqueda, y las búsquedas ocurren en las semanas en que menos puedes permitírtelas.