La oficina: los registros que la ley te obliga a guardar y por cuánto tiempo, el expediente de trabajo que gana las quejas, y los cuatro sistemas que necesita un taller de dos camionetas
En un párrafo
En algún punto entre la segunda camioneta y el quinto empleado, el negocio deja de caber en tu cabeza y empieza a vivir en archivos, y la ley tiene opiniones sobre cuáles archivos y por cuánto tiempo. Esta lección los enlista con la sección al lado de cada uno: cada contrato, documento, recibo y desembolso por cinco años después del trabajo (CSLB), recibos de pago y registros de nómina por tres años (Código Laboral), el I-9 por tres años desde la contratación o uno después de la separación, registros fiscales por tres a seis años y registros de impuestos de nómina por cuatro (IRS), registros de capacitación e inspección del IIPP por un año (Cal/OSHA), y el expediente de trabajo mismo por al menos la ventana de quejas de cuatro años y diez para trabajo estructural. Luego da la estructura de expediente de trabajo que cerró en una tarde la queja de tres años después de la Fase 5, y los cuatro sistemas que un taller pequeño realmente necesita: un expediente por trabajo, un calendario de plazos, un tablero de despacho que registra horas conforme ocurren, y un cierre mensual que produce los tres números de la siguiente lección.
La regla
Un licenciatario debe hacer y conservar registros que muestren todos los contratos, documentos, registros, recibos y desembolsos de sus transacciones como contratista y tenerlos disponibles para inspección del registrador por al menos cinco años después de la terminación de cada proyecto (B&P 7111(a)); las copias de recibos de pago y los registros de nómina se conservan al menos tres años (Código Laboral 226(a), 1174(d)); el Formulario I-9 se conserva tres años después de la contratación o un año después de la terminación, lo que sea posterior (8 CFR 274a.2); los registros de impuestos de nómina al menos cuatro años y los registros de impuesto sobre la renta generalmente tres, o seis cuando se omitió más del 25 por ciento del ingreso (IRS); los registros de capacitación e inspección del IIPP al menos un año (8 CCR 3203(b)). El expediente de trabajo que satisface el 7111 es también el que responde una queja presentada dentro de la ventana de cuatro años del 7091.
Por qué importa
Cada proceso de aplicación de este módulo termina de la misma forma: alguien pide un documento, y lo tienes o no lo tienes. La CSLB puede disciplinarte por no conservar los registros en absoluto, el Comisionado Laboral decide un reclamo salarial con tus hojas de tiempo o con la memoria del empleado, y la Fase 5 mostró una queja cerrándose con la fotografía 22. La oficina no es gasto general. Es la parte del negocio que conserva la licencia, y puede construirse en un fin de semana si la construyes antes de necesitarla.